Doel
Dit privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bewaren en beschermen. Met “wij” wordt VIRO Beheer B.V. (“VIRO”) bedoeld, gevestigd aan Demmersweg 76, 7556 BN Hengelo, Nederland, en haar dochterondernemingen (“VIRO Group”).
Verwerkingsverantwoordelijke
Afhankelijk van de juridische entiteit binnen de VIRO Group waarmee u contact heeft, communiceert of een overeenkomst aangaat, is die onderneming de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Om binnen de VIRO Group een consistente aanpak van gegevensbescherming te waarborgen, passen alle groepsmaatschappijen in algemene zin dezelfde privacynormen en -beleidsregels toe. Voor privacygerelateerde vragen en de uitoefening van rechten van betrokkenen is VIRO Beheer B.V. aangewezen als primair aanspreekpunt binnen de VIRO Group.
Verwerkers
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met geautoriseerde verwerkers die namens VIRO handelen. Alle verwerkers handelen uitsluitend onder verantwoordelijkheid van VIRO als verwerkingsverantwoordelijke. VIRO zorgt ervoor dat met alle verwerkers passende verwerkersovereenkomsten zijn gesloten. Deze verwerkers omvatten onder meer IT-dienstverleners die de systemen en platforms ondersteunen, hosten en onderhouden die worden gebruikt voor de website, het contactformulier en de bijbehorende infrastructuur.
Categorieën betrokken persoonsgegevens
Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- Contactgegevens, zoals volledige naam, adres, telefoonnummer, zakelijk mobiel telefoonnummer en e-mailadres;
- Organisatiegegevens, waaronder functie en bedrijfsnaam;
- Betalingsgegevens, zoals gegevens die nodig zijn voor het verwerken van betalingen en fraudepreventie, waaronder creditcard- of debetcardnummers, beveiligingscodes en andere relevante facturatiegegevens;
- Aanvullende informatie die noodzakelijkerwijs wordt verwerkt binnen een project- of contractuele relatie;
- Informatie die via het contactformulier wordt verstrekt.
Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, tenzij dit wettelijk verplicht is of wanneer u dergelijke informatie uitdrukkelijk heeft verstrekt.
Doeleinden en rechtsgrond voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
1. Beheer van klantrelaties: waaronder het beantwoorden van vragen, het opstellen van offertes, het uitvoeren van overeenkomsten, het beheren van projecten en het onderhouden van zakelijke relaties;
2. Dienstverlening: waaronder de levering van producten, engineering, consultancy, projectmanagement en aanverwante technische diensten;
3. Contractadministratie: voor het registreren en administratief verwerken van opdrachten die door u of uw organisatie zijn verstrekt, op basis van de uitvoering van een overeenkomst en/of leveranciers-due-diligence;
4. Financiële en administratieve doeleinden: waaronder facturatie, boekhouding, audits, betalingsverwerking en naleving van fiscale en financiële verplichtingen;
5. Compliance: naleving van wettelijke en regelgevende vereisten, waaronder corporate governance, rapportageverplichtingen, gezondheids- en veiligheidseisen, exportcontroleregels en de bescherming van intellectuele eigendom;
6. Websitebezoekersgegevens: waaronder gegevens die worden verwerkt wanneer u onze website bezoekt of gebruikt, zoals informatie die wordt verzameld via cookies, contactformulieren, analysetools en technische logbestanden.
7. Marketing en communicatie: om u brochures te sturen, telefonisch contact met u op te nemen of u op andere wijze te informeren over onze diensten;
8. Interne communicatie: doeleinden binnen de VIRO Group, waaronder het delen van persoonsgegevens tussen groepsmaatschappijen wanneer dit noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering;
9. Resourcebeheer: expertise-uitwisseling, resourceplanning, werving, compliance en corporate governance.
Bewaartermijn
VIRO bewaart (het betreffende deel van) persoonsgegevens zolang als noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten en ter ondersteuning van haar gerechtvaardigde bedrijfs- en dienstverleningsactiviteiten. Dit stelt ons in staat om klanten en zakelijke contacten te informeren over relevante ontwikkelingen binnen hun interessegebied en helpt voorkomen dat dezelfde informatie herhaaldelijk moet worden verstrekt.
Persoonsgegevens worden eerder verwijderd als u uw toestemming intrekt of uw recht op verwijdering uitoefent, tenzij wij verplicht zijn de gegevens te bewaren om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of wanneer verdere bewaring noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen, of voor een ander zwaarder wegend gerechtvaardigd belang.
Rechten van betrokkenen
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
1. Recht op inzage – om bevestiging en toegang tot uw gegevens te verkrijgen;
2. Recht op rectificatie – om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
3. Recht op verwijdering – om verwijdering van uw gegevens te verzoeken;
4. Recht op beperking – om de verwerking van uw gegevens te beperken;
5. Recht op gegevensoverdraagbaarheid – om uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen; c
6. Recht van bezwaar – om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
7. Recht om toestemming in te trekken – op elk moment wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via: [email protected]
VIRO zal zich altijd naar beste vermogen inspannen om verzoeken of klachten die u onder haar aandacht brengt te behandelen en af te handelen. Naast het opnemen van contact met VIRO heeft u altijd het recht om uw verzoek of klacht voor te leggen aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. De voor VIRO bevoegde toezichthoudende autoriteit is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Gegevensbeveiliging
VIRO treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
- Toegangscontroles en authenticatiemaatregelen;
- Veilige opslag en overdracht van gegevens;
- Gegevensbewaring en -bescherming;
- Regelmatige audits en verbetering van gegevensbescherming.
Vragen, verzoeken en klachten
Als u vragen of zorgen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via:
E-mail: [email protected]
Adres: Demmersweg 76, 7556 BN Hengelo, Nederland
Cookies
Onze website gebruikt cookies om een goede werking te waarborgen en de gebruikerservaring te verbeteren. Waar dit vereist is, is het gebruik van cookies afhankelijk van uw toestemming.
